Gründe für XML-strukturierte Doku-Erstellung

Neulich in der FrameMaker-Mailing-Liste: Da fragt doch jemand, ob überhaupt jemand mit strukturierten Dokumenten in FrameMaker arbeite? Es folgen einige Zitate aus den Antworten:

[…] aber FM unstrukturiert ist wie Essen mit nur einem Stäbchen: es geht, aber es nutzt das Potenzial nicht. (Thomas Böttiger)

[…] „Wenn man’s gewöhnt ist, ist es auch in der Hölle schön.“ [bezogen auf unstrukturierte Dokumente] (Thomas Reuter)

[…] Ich bin auch kein ausgesprochener Freund der ganzen XML/YML/ZML-Schiene (siehe auch http://www.readit-dtp.de/subpage.php?artnum=92), aber wenn ich schreibe, will ich nicht formatieren. Das lenkt mich ab. (Thomas Böttiger)

Selbstverständlich ist das XML-strukturierte Schreiben kein Selbstzweck (genauso wenig wie das Verwenden der DITA-Struktur) und die Diskussion motivierte mich, die Gründe zu sammeln, die für die Verwendung von XML-Strukturen sprechen:

  • Single-source Publishing, also die Erstellung von Print- und Online-Medien aus einer Quelle.
  • Übersetzung mit TM-Systemen. Die ›Restriktionen‹ der XML-Darstellung gemäß einer DTD führen zu weniger Überraschungen bezüglich des Übersetzungsergebnisses.
  • Produktvarianten aus einer Quelle beschreiben. Die Anwendung von bedingtem Text in unstrukturiertem FrameMaker stützt sich vollständig auf die Sorgfalt des bearbeitenden Redakteurs, wobei die Verwendung von XML-Attributen und das darauf basierende Ausblenden (z.B. mit ABCM) leichter nachzuvollziehen, konsistenter und verlässlicher sind.
  • Wiederverwendung von identischen Textteilen. Auch hier bieten XML-Attribute verlässliche Möglichkeiten im Zusammenwirken mit geeigneten Tools individuell an den Workflow angepasste Lösungen zu entzwerfen (z.B. mit InsetPlus).
  • Häufiger Wechsel der Autoren. Wie oft wollen Sie einem neuen Team-Mitglied die Geheimnisse des Absatzformatkatalogs erklären, wenn man genauso gut mit gut benannten Elementen arbeiten könnte, bei denen immer nur die aktuell gültigen angezeigt werden?
  • Keine Zeit für Einarbeitung neuer Autoren. Siehe oben.
  • Räumlich verstreut arbeitende Autoren in einem größeren Team. Wann erkennen Sie, ob die Kollegen in der Landesniederlassung X. gegen die eigentlich bekannten Formatierregeln verstoßen haben? Und welche Konsequenzen hat das für zum Beispiel die Konvertierung für Onlinehilfe? Ach ja, wer darf anderer Leute Formatiersünden am Ende korrigieren?
  • Zeitkritische Veröffentlichungstermine erfordern verlässliche Produktionprozesse. Nur wenn die technische Qualität von Dokumenten gewährleistet ist, können Sie sich auch auf Produktionsprozesse verlassen.

Frank Marent fügte folgende Punkte hinzu:

  • Qualitätssicherheit. Während man in unstrukturiertem FrameMaker letztlich beliebiges Formatchaos anstellen kann, bedeutet das Arbeiten mit strukturierten FrameMaker, dass man die strukturelle Qualität eines Dokumentes über dessen Validierung 100%ig sicherstellen kann. […]
  • Werkzeugunabhängigkeit. Es muss nicht mehr jedermann/-frau mit (dem teuren) FrameMaker arbeiten, um Inhalte beizusteuern. Es können auch billige und einfache XML-Editoren verwendet werden, […]
  • Nachhaltigkeit. Legt man Inhalte in XML an, so lassen sich viele Technologien anschließen, deren Nachhaltigkeit sichergestellt ist, denn XML ist anerkannt und wird breit unterstützt. […] Der Aufbau von Technologien rund um XML-Dokumente ist damit eine nachhaltige Investition.
  • Standardisierung. XML ist seit den später 90er Jahren standardisiert und bietet aus diesem Grund große Sicherheiten bzgl. Zukunftsicherheit.

Selbstverständlich können Sie diese Punkte individuell gewichten und zum Ergebnis kommen, weiter mit unstrukturierten Dokumenten zu arbeiten und die höheren Anlaufkosten für strukturierte Dokumente nicht zu investieren. Ich wünsche Ihnen nur, dass Sie nicht in einer Umgebung tätig sind, in der der Einsatz XML-strukturierter Dokument zwar sinnvoll wäre, dies von den Entscheidern aber nicht so gesehen wird.

Schöne Pfingsttage!

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