Da lese ich doch heute in c’t 18/2009 in der Rubrik »Vorsicht Kunde!« von den Gründen für das Scheitern eines Service-Vorgangs:
[…] in den vergangenen Monaten [habe man] ein neues, SAP-basierendes Reklamationsmanagementsystem eingeführt, das wohl noch nicht in allen Fällen optimal arbeitet.
Die Berichte über aufwändige, langwierige SAP-Einführungen sind Legion. Sie sollten aber auch eine Mahnung sein für jeden, der meint, ein — und hier komme ich zu meinem Thema — Redaktionssystem ließe sich so nebenbei, möglicherweise binnen Wochen auswählen und einführen.
Das Gegenteil ist der Fall und auch gar nicht ungewöhnlich. Bevor man sich zu einer derartigen Investition — ab ca. €100.000 für zehn Arbeitsplätze — samt Folgekosten durchringt, ist es nur vernünftig, vorher sowohl über die angebotenen Systeme als auch über die eigenen Anforderungen möglichst präzise Bescheid zu wissen. Wer die eigenen Vorgaben nicht kennt, dem wird von jedem Systemanbieter natürlich etwas vorgeschlagen, was dessen System entgegen kommt. Und wer die prinzipielle Funktionsweise der Systeme nicht vorher kennt, wird möglicherweise beim ersten Einsatz überrascht den Unterschied zwischen Verkaufsgespräch und Realität feststellen.
Die eigenen Anforderungen
Die eigenen Anforderungen an die Dokument-Strukturierung (ja: XML), die benötigten redaktionellen Prozesse, eventuelle Workflow-Funktionen, die Kenntnis darüber, welche Prozesse häufig vorkommen (und deswegen leicht erreichbar sein sollten) oder welche, weil selten gebraucht, ruhig etwas umständlicher sein dürfen — all dieses sollte ein Interessent kennen, bevor er mit Systemanbietern verhandelt. Dabei kann die Unterstützung durch externe, anbieterunabhängige Fachleute nützlich sein, schließlich zählt die Auswahl eines Redaktionssystems nicht zu den Standardaufgaben einer Redaktion. Und auf jeden Fall sollte eine Teststellung des in die engere Auswahl gekommenen Systems eingeplant werden, selbst wenn das Geld kostet; ein paar Prozent der Investitionssumme sind hier sinnvoll angelegt!
Das geeignete System
Um einen Überblick über einige Systeme zu erhalten, können sie demnächst eine »Vergleichsveranstaltung« in Hamburg besuchen. Vom Verbund Technischer Redaktionen in Norddeutschland (DokuNord) wird am 9.9.2009 ein XML-Forum organisiert, bei dem unter der Moderation von Prof. Dr. Wolfgang Ziegler vier Redaktionssysteme verglichen werden: Schema ST4, FCT TIM-RS, Docufy Cosima, Ovidius TCToolbox.
Wenn Sie also am 9.9.9 9h nicht auf eine Hochzeit eingeladen sind und in Ihrer Firma über die Einführung eines Redaktionssystems nachgedacht wird, dann laden Sie sich bitte die Einladung von Ulrike Parson (Mitglied bei DokuNord und CAP-Studio-Kooperationspartner, http://www.parson-com.com/) und melden Sie sich zu dieser Veranstaltung an.
Nachbemerkung
Falls Sie heute noch nicht XML-strukturiert arbeiten und sich für Redaktionssysteme interessieren, empfehle ich ein zweistufiges Vorgehen: 1. Zunächst umsteigen und XML-strukturiert arbeiten (z.B. mit FrameMaker aber ohne großes System), um herauszufinden, welche XML-Strukturen tatsächlich benötigt werden. Und dann 2. die Einführung eines Redaktionssystems vorantreiben. Die Redaktionssystem-Hersteller empfehlen in der Regel ein einschrittiges Vorgehen… 😉