Database Publishing für Marktübersichten

Der Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. (VOI) versteht sich als »voice of information« und gibt im Rahmen der verbandlichen Arbeit seit einigen Jahren regelmäßig Marktübersichten heraus. Meine Zusammenarbeit mit dem VOI über das Beratungsunternehmen Zöller & Partner GmbH begann 2006. Zöller & Partner stellen die technische Infrastruktur zur Erhebung der Daten in Form einer Datenbank mit Web-Frontend und wirken an der redaktionellen Ausgestaltung und Kontrolle mit.

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Mittlerweile wurden mit dem 2006 entworfenen Prozess drei Marktübersichten produziert:

  • »Dokumenten-Management-Systeme« (2006, 679 S.)
  • »E-Mail-Archivsysteme« (2009, 680 S.)
  • »Dokumenten-Management-Systeme« (2010, 956 S.)

Die Marktübersichten können über den VOI bezogen werden, die jüngste wird am 26.10.2010 auf der DMS Expo in Stuttgart vorgestellt. Das Vorgehen möchte ich kurz skizzieren.

Publikationsprozess

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Basis sind die XML-Dateien, die für jedes der ca. 50 evaluierten Produkte aus der Datenbank ausgespielt werden. Dabei wurde dort schon redaktionell vorgearbeitet, so dass die Texte endgültig sind.

Nun müssen diese XML-Dateien, die z.B. auch die Erläuterungen zu den einzelnen Fragen sowie leere Antwortblöcke enthalten, in publikationsgeeignete Form überführt werden. Dazu werden die XML-Dateien kondensiert und aufbereitet:

  • Erläuterungstexte werden unterdrückt
  • Bereiche, in denen keine Eingaben gemacht wurden, werden abgeschmolzen auf einen entsprechenden Hinweis
  • Informationen für den lebenden Kolumnentitel werden hinterlegt
  • Informationen werden in Tabellenstruktur gebracht

Die Antworten im Rahmen der Marktübersicht werden in Tabellenform präsentiert:

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Publikations-Werkzeug ist Adobe FrameMaker, wobei für die Aufbereitung der XML-Daten das seit Version 7.1 verfügbare XSL-Preprocessing eingesetzt werden konnte. Die individuelle XSL-Transformation findet automatisch beim Öffnen jeder XML-Datei statt. Lediglich die Schattierung der Zellen mit den Abschnittsüberschriften erfolgt durch ein ebenfalls automatisch beim Öffnen der Dateien aktiv werdendes Skript.

An weiteren Arbeiten waren noch die Titelseite und das Vorwort in herkömmlicher Manier zu setzen. Das FrameMaker-Buch enthält also sowohl formatbasierte als auch XML-strukturierte Dokumente, das bereitet auch gar kein Problem und ist für diesen Publikationsprozess die effizienteste Wahl.

Wie lange dauert die Publikation?

Die Publikation von Titel und Vorwort kann unabhängig erfolgen, ebenso kann das Inhaltsverzeichnis bereits vorbereitet werden. Wenn dann die XML-Dateien fertig sind, passiert noch:

  1. XML-Dateien ins FrameMaker-Format konvertieren (FrameMaker-Befehl »Strukturierte Dokumente konvertieren« verarbeitet ein ganzes Verzeichnis von XML-Dateien)
  2. Alle Produktdateien per Drag & Drop ins Buch ziehen und eventuell die Reihenfolge korrigieren (nur beim ersten Mal)
  3. Alle Kapitel des Buchs öffnen (FrameMaker-Befehl »Alle Dokumente des Buchs öffnen«), um die Finishing-Routine automatisch anzuwenden
  4. Buch aktualisieren
  5. Speichern als PDF

Dies dauert ca. 15 Minuten!

Und wenn der ganze Datenbestand z.B. nach Klärung einer inhaltlichen Frage neu geliefert werden musste – was vorgekommen ist! –, dann dauert eine neue Publikation eben genau diese 15 Minuten.

Bei derart umfangreichen, tatsächlich gedruckten Werken muss man auf den Seitenumfang achten. So wurden nach der letzten Korrektur durch individuelle Silbentrennung und Vergrößern einiger Textrahmen noch einige Seiten ›eingebracht‹, auch um nahezu leere Seiten zu verhindern. In einer vollautomatischen Produktion wäre das nicht möglich gewesen.

Da sich bei jeder neuen Marktstudie Details in der Datenhaltung geändert haben, mussten die Routinen jedes Mal ein wenig angepasst werden, der Gesamtaufwand für die Produktion der diesmal drei Korrekturfassungen sowie der finalen PDF-Datei lag dennoch nur bei ca. 1 Manntag.

Verwendete Technologien