Ein Service der Comet Computer GmbH aus München ist die Webseite http://www.doku.info/ und dort stieß ich neulich auf den von Robert Hinesley (Technikredakteur bei Comet Computer) verfassten Artikel »Adobe FrameMaker – Begriffslisten zentral verwalten«.
Kurz gesagt wird dort die Verwendung von Querverweisen für die Referenzierung standardisierter Begriffe aus einer zentralen Datei empfohlen:
Häufig verwendete und kontinuierlich gepflegte Begriffslisten können Sie in zentralen Dateien speichern, um sie in Ihren Dokumenten mittels Querverweisen wiederzuverwenden.
Aber das ist so gestern!
Nachteile dieser Lösung
Nach meiner Erfahrung führt die Verwendung von Programmfunktionen für andere als die gedachten Zwecke (auch bekannt als: Missbrauch) ganz schnell zu unerwünschten Effekten.
In diesem Fall tauchen in Foren dann zum Beispiel die Fragen auf, wie denn die aktiven Links in den PDF-Dateien vermieden werden können, die bei Querverweisen entstehen? Lesezeichen ja, andere Querverweise auch klickbar, nur diese hier bitte, lieber nicht…
Weitere Probleme sind der Zugriff auf die externe Datei, denn zumindest beim ersten Anlegen einer Querverweises benötige ich Schreibrechte, damit die Querverweismarke angelegt werden kann.
Bessere Lösungen
Formatbasierte Dokumentation: Verwenden Sie Variablenformate. Ja, die können in jeder Datei anders definiert sein, aber durch einen Import aus einer Master-Datei lässt sich das ganz einfach beheben. Eine solche Masterdatei können Sie – wie im oben genannten Artikel beschrieben – auch in Ihr Buch aufnehmen und mit FrameMaker 9 oder 10 dort ausschließen, dann wird sie weder bei der Seitenzählung noch beim Erstellen der PDF-Datei berücksichtigt.
XML-strukturierte Dokumente: Schauen Sie sich das (kostenlose) Plug-in InsetPlus an, damit bauen Sie eine Conref-Struktur (Content Reference) auf, wie sie zum Beispiel in DITA-Umgebungen üblich ist. Der smarte Vorteil: Hier können Sie nicht nur Worte und Sätze, sondern auch ganze Abschnitte, Warnmeldungen und Ähnliches wieder verwenden.
Weitere Probleme oder andere Lösungen?
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